Kassenabschluss: Erst blind zählen, dann vergleichen

18.40 Uhr, eine Bäckerei, die Rollläden sind unten. Die Verkäuferin macht den Kassenabschluss: Sie druckt den Tagesbericht, legt ihn neben die Schublade und zählt. Soll: CHF 1'702.95. Gezählt: CHF 1'702.95, auf den Rappen. Drei Tage später meldet die Bank ein Manko von zehn Franken in der Einzahlung.

Sie hat nicht geschummelt. Sie hat gefunden, was sie gesucht hat. Wer das Soll vor Augen hat, zählt anders: Liegt das Zwischenergebnis nahe am Ziel, zählt niemand einen Stapel zweimal, und ein Fehler, der zufällig zum Soll passt, bleibt liegen. Dieser Text ist für Inhaberinnen und Inhaber, die den Ablauf festlegen, für Schichtleitende, die ihn durchsetzen, und für alle, die abends tatsächlich zählen.

Zählen und Vergleichen sind zwei Arbeitsschritte

Die Regel, die ich in jedem kleinen Laden zuerst einführen würde: Wer zählt, sieht den Soll-Betrag nicht. Zuerst wird gezählt und das Ergebnis aufgeschrieben, mit Uhrzeit und Kürzel. Erst dann kommt der Tagesbericht auf den Ladentisch. Das heisst Blindzählung, und es kostet keinen Franken.

Eine blind gezählte Zahl ist die einzige am Abend, die nichts von der Kasse weiss. Stimmt sie mit dem Soll überein, war der Tag sauber. Stimmt eine Zahl überein, die mit Blick auf das Soll entstanden ist, wissen Sie gar nichts.

Ein Kassensturz, der jeden Abend auf den Rappen aufgeht, ist kein gutes Zeichen. Wer täglich Hunderte Münzen herausgibt, gibt ab und zu falsch heraus. Wenn nie eine Differenz auftaucht, wird sie irgendwo zugedeckt, meistens aus Bequemlichkeit: Am Abend will niemand eine Diskussion.

Der Kassenabschluss in sechs festen Schritten

Die Reihenfolge ist der eigentliche Trick. Hängen Sie sie neben die Kasse und lassen Sie keinen Schritt aus, auch nicht an einem ruhigen Montag.

1. Schlusszeit einhalten. Ab einem festen Moment wird nichts mehr verkauft: letzter Bon gedruckt, Tür zu. Wer während des Zählens noch schnell ein Brot verkauft und den Fünfliber in die Schublade legt, hat den ganzen Abschluss verfälscht. Kommt doch noch jemand, wird der Verkauf fertig erfasst, bevor das Zählen beginnt.
2. Wechselgeld zuerst herausnehmen. Legen Sie einen festen Betrag fest, etwa CHF 300, und eine feste Zusammensetzung: so viele Rollen Zwanzigräppler, so viele Zehnernoten. Das Wechselgeld wird für sich gezählt, kommt in einen eigenen Beutel und mischt sich nie mit den Tageseinnahmen.
3. Nach Stückelung zählen. Noten alle in dieselbe Richtung, Münzen in Zehnerstapeln. Jede Stückelung wird gezählt und eingetragen, bevor die nächste drankommt. Wer den ganzen Haufen in einem Durchgang zusammenrechnet, kann einen Fehler später nicht mehr finden.
4. Ergebnis festhalten, dann vergleichen. Total, Uhrzeit, Kürzel. Jetzt erst kommt der Tagesbericht dazu. Das Soll für die Schublade ist: Barverkäufe, minus bar ausbezahlte Rückgaben, plus Einlagen, minus Entnahmen. Das Wechselgeld gehört nicht ins Soll, es liegt schon im eigenen Beutel; zeigt Ihr Bericht den Sollbestand inklusive Wechselgeld, ziehen Sie die CHF 300 ab. Die Differenz ist Ist minus Soll. Wenn Ihre Kasse eine Blindzählung kennt, nutzen Sie sie für Schritt 3 und 4. In VoVi gehört sie zum Tagesabschluss, und die Kassendifferenz jeder Schicht erscheint mit demselben Betrag im Tagesbericht, den es in beiden Plänen gibt.
5. Jede Differenz am selben Abend schriftlich erklären. Eine Zeile reicht: Betrag, vermutete Ursache, was geprüft wurde. Morgen früh weiss niemand mehr, dass um halb elf der Eierlieferant bar bezahlt wurde.
6. Zweite Zählung ab einer festen Schwelle. Ab einer Differenz, die Sie vorher in Franken festlegen, zählt eine zweite Person blind nach.

Ein Zählblatt für Franken und Rappen

Drucken Sie das Blatt aus oder legen Sie es als Tabelle an. Die Zahlen unten sind ein Rechenbeispiel für eine kleine Bäckerei, gezählt nach dem Herausnehmen des Wechselgelds.

Die Zeile für die Tausendernote bleibt in den meisten Läden leer. Lassen Sie sie trotzdem stehen: Eine eingetragene Null ist eine Aussage, ein fehlendes Feld nicht. Die aktuelle Banknotenserie umfasst 10, 20, 50, 100, 200 und 1000 Franken, und bei den Umlaufmünzen ist der Fünfräppler die kleinste Münze. Noten der achten Serie sind seit 2021 kein Zahlungsmittel mehr. Taucht eine auf, legen Sie sie separat und notieren sie, statt sie mitzuzählen. Die Nationalbank tauscht sie unbefristet um. In Luxemburg funktioniert dasselbe Blatt, nur mit den Euro-Stückelungen.

So hätte der Abend aus der Bäckerei blind ausgesehen: Soll laut Tagesbericht CHF 1'702.95, gezählt CHF 1'692.95, Differenz minus CHF 10.00, am selben Abend statt drei Tage später von der Bank. Die Differenz ist eine Spur, und sie ist frisch, solange sich alle noch an den Tag erinnern.

Was eine Kassendifferenz Ihnen sagt

Eine Kassendifferenz hat eine Ursache, und die meisten Ursachen hinterlassen erkennbare Muster. Bevor jemand «Wer war das?» fragt, gehen Sie diese Liste durch:

• Zählfehler. Immer zuerst prüfen. Bei minus zehn Franken zählen Sie die Zehnernoten und die Fünfliber nochmals, das dauert zwei Minuten.
• Falsch herausgegeben. Ein Kassenmanko von genau 10, 20 oder 50 Franken spricht für eine Note zu viel im Rückgeld. Krumme Beträge haben selten diese Ursache.
• Kartenzahlung als bar erfasst. Dann fehlt in der Schublade genau der Betrag eines einzelnen Verkaufs, und das Terminal zeigt genau diesen Betrag mehr, als die Kasse an Kartenumsatz ausweist. Legen Sie den Tagesabschluss des Terminals neben die Kartenverkäufe in der Kasse. Im umgekehrten Fall, bar bezahlt und als Karte getippt, haben Sie zu viel Bargeld.
• Rückgabe nicht erfasst. In der Papeterie bringt jemand eine Agenda mit losem Einband zurück und bekommt das Geld bar, aber die Rückgabe wird nie gebucht.
• Bargeld ohne Beleg entnommen. Der Blumenlieferant, Porto, Milch vom Laden nebenan. Regel: Wer etwas aus der Schublade nimmt, legt einen Zettel mit Betrag, Zweck und Kürzel hinein und erfasst es als Entnahme.
• Rundung auf 5 Rappen. Weil bar auf fünf Rappen gerundet wird, entstehen kleine Abweichungen, wenn die Kasse anders rundet als die Person, die das Rückgeld herausgibt. Die sind harmlos, sollten aber jeden Tag ähnlich klein aussehen.

Aussagekräftig wird erst das Muster über mehrere Wochen. Führen Sie die Differenzen einen Monat lang in einer einfachen Liste: Datum, Betrag, Ursache, wer gezählt hat. Minus zehn Franken an einem vollen Samstag ist wahrscheinlich Rückgeld. Ein Minus, das immer in derselben Schicht auftaucht, ist ein Gespräch, das Sie führen müssen. Nehmen Sie die Liste mit.

Was Sie aufbewahren

Der rechtliche Teil ist kurz. Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahres. Papier oder elektronisch ist beides zulässig, solange die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Für veränderbare Ablagen wie einen Cloud-Ordner gelten nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) strengere Regeln; welche, erklärt das KMU-Portal des Bundes.

Welche Unterlagen Ihr Treuhänder als Beleg braucht, klären Sie einmal mit ihm. Bis dahin gilt: Tagesbericht, Zählblatt und die Zettel zu den Entnahmen kommen zusammen in dieselbe Ablage, Tag für Tag.

Vier Augen ab einem Betrag, den Sie festlegen

Bestimmen Sie in Franken, ab welcher Differenz eine zweite Person nachzählt. Für einen Kiosk mit vielen kleinen Beträgen können das CHF 10 sein, für eine Weinhandlung mit vielen grossen Noten eher CHF 50. Die Höhe ist Ihre Entscheidung. Entscheidend ist, dass die Schwelle feststeht, bevor gezählt wird.

Die zweite Person zählt ebenfalls blind: Sie sieht weder das Soll noch das Blatt der ersten Person. Kommen beide auf denselben Betrag, ist die Differenz echt, und die Ursachensuche beginnt. Liegen sie auseinander, zählen beide die Stückelung gemeinsam, bei der die Blätter abweichen. Genau dafür ist das Zählen nach Stückelung da.

In einem Laden, in dem abends nur eine Person steht, geht es auch: Das gezählte Geld kommt mit dem Zählblatt in einen versiegelten Safebag, und die Inhaberin zählt am nächsten Morgen vor der Öffnung blind nach. Das ist langsamer, aber der Abschluss ist dann trotzdem von zwei Personen blind gezählt.