Inventur im laufenden Betrieb: Zone für Zone zählen

Sie zählen um 10.12 Uhr das Regal mit den Leuchtstiften: 48 Stück. Bis Ladenschluss verkaufen Sie elf davon. Um 18 Uhr ist die Kasse gemacht, und Sie tippen die 48 ins System. Damit haben Sie gerade elf Verkäufe gelöscht: Das System glaubt jetzt an 48 Stifte, im Regal liegen 37. Das ist der klassische Fehler bei der Inventur im laufenden Betrieb, und er hat nichts mit Zählen zu tun. Er hat mit der Uhr zu tun.

Dieser Text ist für Inhaberinnen und Geschäftsführer kleiner Läden, die keinen Samstag opfern wollen, um Ware zu zählen: Papeterie, Eisenwaren, Weinhandlung, Velogeschäft, die Bäckerei mit dem Regal voller Konfitüren und Kaffeebohnen. Und für die Mitarbeitenden, die am Ende mit dem Klemmbrett vor dem Regal stehen. Meine These: Sie müssen die Tür nicht schliessen. Sie müssen eine Zone nach der anderen einfrieren und genau wissen, wann jede Zone gezählt wurde.

Warum die Uhrzeit wichtiger ist als die Zahl

Eine Zählung ist eine Momentaufnahme. «48 Stück» stimmt um 10.12 Uhr, nicht um 18 Uhr. Wer die Zahl am Abend als Bestand einträgt, tut so, als hätte zwischen Zählung und Eingabe niemand etwas gekauft.

Richtig ist, die Differenz zum Zeitpunkt der Zählung zu buchen. Angenommen, das System erwartete um 10.12 Uhr 52 Stifte, gezählt haben Sie 48. Die Differenz ist minus 4. Diese vier buchen Sie als Inventurdifferenz, und die elf Verkäufe nach der Zählung laufen ganz normal weiter. Am Abend zeigt das System 37 Stück: 52 minus 4 minus 11. Genau das, was im Regal liegt.

Inventur im laufenden Betrieb: Zonen planen und einfrieren

Teilen Sie den Laden in Zonen, die zwei Personen in 20 bis 40 Minuten schaffen. Eine Zone ist ein Regal, eine Gondelseite, die Schubladenwand mit Ersatzteilen, das Lager hinten links. Ist sie zu gross, bleibt sie zu lange gesperrt, und die Kundschaft steht davor. Ist sie zu klein, haben Sie am Ende vierzig Zettel und keinen Überblick. Zeichnen Sie einen einfachen Grundriss, nummerieren Sie die Zonen und hängen Sie ihn ins Büro.

Vorsicht bei Artikeln, die an zwei Orten liegen. Das System kennt die Sollmenge pro Artikel, nicht pro Regal. Stehen 18 Packungen Kaffeebohnen im Regal und liegen 6 im Lager hinten links, erwartet das System 24. Zählen Sie nur das Regal, buchen Sie ein Minus von 6, das es nicht gibt. Markieren Sie solche Artikel auf dem Zonenplan und zählen Sie alle ihre Plätze in derselben Sitzung.

Dann legen Sie fest, wann welche Zone drankommt. Ruhige Zonen in ruhigen Stunden. In der Bäckerei ist das Verkaufsregal nach dem Morgenansturm frei, bevor das Mittagsgeschäft beginnt. Die Papeterie zählt den Schulbedarf nicht in den Wochen vor Schulbeginn, sondern im Frühling. Das Velogeschäft zählt die Ersatzteil-Schubladen im Winter, Ketten und Schläuche zusätzlich jeden Monat. Das Lager können Sie fast immer vor der Ladenöffnung zählen, weil dort niemand einkauft.

Solange eine Zone gezählt wird, geht dort nichts hinein und nichts unbemerkt hinaus. Eine farbige Karte am Regalrand reicht als Zeichen. Das Team weiss, was sie bedeutet, und die Kundschaft fragt höchstens nach.

• Lieferungen warten. Was für diese Zone ankommt, bleibt im Karton im Lager, bis die Zone fertig ist. Oder Sie buchen und räumen die Lieferung ein, bevor Sie anfangen. Nie mittendrin, sonst wissen Sie nicht, ob die neuen Stücke in der Zahl stecken und ob das System sie schon kennt.
• Retouren bleiben draussen. Zurückgebrachte Ware kommt während der Zählung in eine Kiste an der Kasse.
• Verkaufen dürfen Sie trotzdem. Will jemand genau den Schlüsselrohling aus der gesperrten Zone, bekommt er ihn. Der Verkauf läuft normal über die Kasse, und wer schreibt, notiert Artikel und Uhrzeit auf der Zählliste.

Verkäufe während der Zählung: die Papierliste

Haben Sie die Sollmengen beim Start der Zone notiert, gilt eine einfache Regel: Ging das Stück weg, bevor Sie an seinem Platz gezählt hatten, zählen Sie es zur gezählten Menge dazu. War es schon gezählt, ändern Sie nichts.

Angenommen, diesmal geht ein Stift weg, bevor Sie beim Regal sind: Beim Start der Zone erwartet das System 52, gezählt haben Sie 47. Die Differenz ist 47 + 1 − 52 = −4. So kann die Zählliste aussehen:

Zu zweit zählen: eine Person zählt, eine schreibt

Gleichzeitig zählen und schreiben ist eine Fehlerquelle, die Sie sofort abstellen können. Wer zählt, nimmt jede Packung in die Hand und sagt die Zahl laut. Wer schreibt, wiederholt sie und trägt sie ein oder scannt den Artikel. Nach jeder Zone tauschen Sie die Rollen. Nach zwei Stunden lässt die Konzentration ohnehin nach, also lieber drei kurze Zählblöcke pro Woche als einen langen.

Zwei Kleinigkeiten machen viel aus. Erstens: Die Person am Regal kennt die Sollmenge nicht. Wer weiss, dass 52 erwartet werden, neigt dazu, 52 zu zählen. Zweitens: Gezählt wird in der Einheit, in der Sie verkaufen. Sechs Flaschen im Karton sind sechs Flaschen, nicht «ein Karton».

Schrauben, Dübel und Unterlagsscheiben, die Sie lose verkaufen, zählen Sie besser über das Gewicht. Zählen Sie 50 Stück ab und wiegen Sie sie. Dann wiegen Sie den Behälter, ziehen das Leergewicht ab und rechnen hoch. Das ist verlässlicher als jemand, der um halb sieben 800 Schrauben einzeln zählt.

Nur nachzählen, was über der Toleranz liegt

Nach jeder Zone vergleichen Sie gezählt mit erwartet. Nachzählen müssen Sie nicht alles, nur die Zeilen, deren Abweichung über einer Grenze liegt, die Sie vorher festgelegt haben. Als Startpunkt für einen kleinen Laden: mehr als zwei Stück oder mehr als CHF 20 Warenwert, je nachdem, was zuerst erreicht ist. In der Weinhandlung liegt die Grenze bei den teuren Flaschen bei null.

Nachgezählt wird von der anderen Person, wieder ohne die erste Zahl zu kennen. Bestätigt sich die Differenz, suchen Sie zuerst die naheliegenden Ursachen: eine Lieferung, die noch nicht eingebucht ist, Ware am falschen Platz, ein Artikel, der an der Kasse unter dem falschen Code lief. Erst wenn das alles ausscheidet, buchen Sie sie als Schwund. Bestätigt sie sich nicht, zählen Sie die Zeile ein drittes Mal gemeinsam.

Entscheidend ist, wann Ihr Kassensystem die erwartete Menge festhält. In VoVi ist es der Moment des Speicherns: Es legt sie neben die gezählte und bucht nur die Differenz; Zählungen gibt es in jedem Tarif, gezählt wird auch per Barcode-Scan. Speichern Sie deshalb jede Zone, sobald sie gezählt ist. Was verkauft wurde, bevor Sie an seinem Platz gezählt haben, fehlt dann in beiden Zahlen, im Regal und in der erwarteten Menge. Sie zählen nichts dazu. Nur ein Stück, das nach dem Zählen, aber vor dem Speichern wegging, ziehen Sie von der gezählten Menge ab.

Rollierende Inventur: die Renner oft, den Rest selten

Wie oft der Bestand im System falsch ist, hat eine grosse Studie gemessen. Nicole DeHoratius und Ananth Raman haben fast 370 000 Bestandesdatensätze aus 37 Filialen eines Händlers untersucht und 65 Prozent davon als ungenau eingestuft. Ein spürbarer Teil der Unterschiede hing an der Warengruppe, kaum etwas an der Filiale. Für Sie heisst das: Nicht jede Warengruppe verdient denselben Rhythmus.

Bei der rollierenden Inventur zählen Sie nicht alles einmal im Jahr, sondern einen Teil des Sortiments in festen Abständen, die wertvollen Artikel öfter. So könnte das aussehen:

Mit diesem Rhythmus sind Ihre wichtigsten Artikel bis zum Jahresende zwölfmal gezählt. Die Stichtagsinventur am Bilanzstichtag, bei den meisten der 31. Dezember, wird damit zur Bestätigung statt zur Tortur. Sie zählen die C-Ware, die seit Monaten niemand angefasst hat, und kontrollieren die A-Ware ein weiteres Mal. Die Zahlen kennen Sie dann schon.

Was das Obligationenrecht dazu sagt

Für die Jahresrechnung verlangt Art. 958c Abs. 2 OR, dass der Bestand der einzelnen Positionen in Bilanz und Anhang «durch ein Inventar oder auf andere Art» nachgewiesen wird. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500 000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen; die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für sie nach Abs. 3 sinngemäss. Ob Ihre rollierenden Teilinventuren als Nachweis genügen oder ob am Stichtag zusätzlich alles gezählt wird, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin, bevor Sie umstellen. Eine lückenlose Zählhistorie mit Datum, Uhrzeit und Namen ist in diesem Gespräch ein gutes Argument.