Kassennachschau: Was Sie am Tresen bereithalten

Eine Kassennachschau läuft unangekündigt ab: Ein Amtsträger des Finanzamts beobachtet die Kasse, macht womöglich Testkäufe und verlangt Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zur Kassenführung. Ein Durchsuchungsrecht hat er nicht. Eine Außenprüfung ist die Nachschau nicht, sie kann aber in eine übergehen. Dieser Beitrag gilt für Deutschland.

Die Regeln, um die es hier geht, stammen aus der deutschen Abgabenordnung. Für Österreich und die Schweiz treffen wir bewusst keine Aussage, denn dort gelten andere Vorschriften, die dieser Text nicht belegt. Wenn Sie einen Kiosk, einen Späti oder einen Friseursalon in Deutschland führen, bekommen Sie hier eine Mappe, einen Zettel für die Kasse und einen Probelauf, den Sie noch diese Woche machen können.

Wie läuft eine Kassennachschau ab? Der Ablauf im Überblick

Die Kassen-Nachschau wird nicht angekündigt, so steht es im Anwendungserlass zur Abgabenordnung. Der Amtsträger kommt also, wenn es ihm passt, und meist dann, wenn bei Ihnen Betrieb ist. Das Bundesfinanzministerium beschreibt in seinem Monatsbericht zum BMF-Schreiben, dass die Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfindet. Sie kann auch außerhalb davon liegen, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird. Wer morgens vor der Öffnung die Kasse einrichtet oder abends noch abrechnet, ist also nicht aus dem Schneider.

Zwei Dinge überraschen Inhaber regelmäßig. Erstens muss der Amtsträger nicht am selben Tag beginnen, an dem er die Kasse beobachtet oder Testkäufe macht. Er darf auch an mehreren Tagen beobachten. Der nette Kunde, der mehrmals in der Woche ein Päckchen Kaugummi mit Schein bezahlt, kann also jemand vom Finanzamt sein. Zweitens ist die Nachschau keine Außenprüfung. Sie beschränkt sich auf die Kassenführung, sie kann aber, wie weiter unten beschrieben, in eine Außenprüfung übergehen.

Das Gegenmittel gegen den Schreck ist Routine. Der Prüfer verlangt nichts Exotisches, er will sehen, dass Ihre Kasse ordentlich geführt wird. Wenn jeder Handgriff am Tresen so aussieht wie immer, haben Sie schon den größten Teil geschafft.

Was verlangt der Prüfer am Tresen zuerst?

Laut Gesetzestext zur Kassen-Nachschau müssen Sie auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen. Fordert der Amtsträger die Verfahrensdokumentation an, einschließlich der Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), ist sie vorzulegen. Das hält das Bundesfinanzministerium in seinem Monatsbericht fest.

Daraus folgt eine Mappe, die Sie einmal anlegen und dann an einem festen Ort aufbewahren. Der Ort muss jeder Person in der Schicht bekannt sein, nicht nur Ihnen. Hinein gehören:

• die Verfahrensdokumentation Ihrer Kasse, samt den Angaben zur TSE,
• die Bedienungsanleitung und die Unterlagen Ihres Kassenherstellers,
• die Tagesabschlüsse der letzten Wochen in ausgedruckter Form oder mit dem Hinweis, wo sie digital liegen,
• eine Liste, wer an welcher Kasse arbeiten darf, mit den jeweiligen Zugängen.

Beim Kiosk und beim Späti ist die Kasse oft die einzige Zahlstelle, dafür laufen viele kleine Beträge durch. Beim Friseursalon kommt eine Besonderheit dazu: das Trinkgeld. Wandert es in dieselbe Schublade wie das Wechselgeld, wird es am Abend schwer, die Differenz zu erklären. Legen Sie eine getrennte Trinkgeldbox an und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Trinkgeld bei Ihnen gebucht wird. Das ist eine Empfehlung aus der Praxis, keine Vorgabe aus den genannten Quellen.

Ein Gedankenspiel hilft: Ein Prüfer legt Ihnen den Tagesabschluss von vorgestern hin und fragt, warum die Schublade dreißig Euro weniger zeigte. Können Sie das mit einer Notiz oder einer Kassenbuchung erklären? Wenn nicht, ist das Ihr Arbeitsauftrag für diese Woche. Wie Sie den Abend sauber abschließen, zeigt unsere Checkliste für den Ladenschluss (auf Englisch, mit US-Beispielen). Übertragbar ist die Reihenfolge: erst die Zahlen, dann die Ware.

Wer darf was sagen, wenn der Inhaber nicht da ist?

Eine Nachschau kann den Moment treffen, in dem Sie nicht am Tresen stehen: die Aushilfe am Samstagnachmittag oder die Mitarbeiterin, die den Friseursalon alleine aufschließt. Deshalb brauchen Sie eine klare Rollenverteilung, bevor etwas passiert.

Hängen Sie neben die Kasse, für Kunden nicht sichtbar, einen Zettel mit drei Schritten:

1. Ruhig bleiben, den Ausweis des Amtsträgers ansehen und freundlich bitten, kurz zu warten.
2. Sofort die Inhaberin oder den Inhaber anrufen. Die Nummer steht auf dem Zettel.
3. Die Mappe aus dem festen Fach holen und das Verlangte zeigen. Mehr nicht, und nichts erfinden.

Was der Amtsträger nicht darf, steht im Anwendungserlass: Die Kassen-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Ihr Team muss das nicht im Detail diskutieren. Entscheidend ist, dass es den Kontakt freundlich hält, nichts verweigert, was zu zeigen ist, und nichts herausgibt, was nicht verlangt wird.

Auskünfte zur Kassenführung gehören zu Ihren Pflichten, so der oben verlinkte Gesetzestext. Für Aushilfen heißt das: Lassen Sie sie sagen, was sie wissen, etwa wie sie die Kasse bedienen. Fragen zu Buchhaltung und Steuern gehören zu Ihnen oder zur Steuerberatung. Üben Sie das einmal im Teammeeting durch, zehn Minuten reichen.

Wie testen Sie den Datenexport Ihrer Kasse vor der Prüfung?

Die Nachschau prüft Aufzeichnungen, und die liegen bei einer elektronischen Kasse als Daten vor. Sie sollten deshalb vorher wissen, wie Ihre Kasse sie herausgibt. Fragen Sie Ihren Kassenhersteller oder Ihren Händler schriftlich, wie Sie die Kassendaten in auswertbarer Form exportieren, und lassen Sie sich den Weg einmal vorführen. Welche Formate die Finanzverwaltung im Einzelfall verlangt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Machen Sie dann einmal im Quartal einen Probeexport, so wie Sie es mit einer Datensicherung tun würden. Prüfen Sie dabei drei Dinge: Lässt sich die Datei öffnen? Stimmt die Summe mit dem Tagesabschluss überein? Ist erkennbar, wer die Buchung gemacht hat? Wenn eine dieser Fragen mit Nein beantwortet wird, wissen Sie es Monate vor dem Prüfer.

Als Beispiel, worauf Sie bei jedem Anbieter achten können: Auf der VoVi-Seite für Geschäfte ist beschrieben, dass der Tagesabschluss die Kassenschublade mit den Verkäufen abgleicht und sich Daten exportieren lassen. Fragen Sie jeden Anbieter außerdem schriftlich, wie er Ihre Pflichten nach deutschem Kassenrecht abdeckt, einschließlich der TSE-Anbindung.

Was passiert nach der Nachschau?

Im besten Fall: nichts. Der Amtsträger schaut, notiert und geht. Es kann aber anders kommen. Geben die bei der Nachschau getroffenen Feststellungen Anlass dazu, darf das Finanzamt laut Gesetzestext ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Darauf wird Sie das Finanzamt schriftlich hinweisen. Das ist der Moment, in dem Sie die Steuerberatung anrufen, und zwar bevor Sie irgendetwas antworten oder nachreichen.

Ein Recht sollten Sie kennen: Sollen aufgrund der Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist Ihnen rechtliches Gehör zu gewähren, wie der Anwendungserlass festhält. Gegen Verwaltungsakte, die im Rahmen der Nachschau ergehen, ist der Einspruch möglich. Fristen und Form klärt Ihre Steuerberatung, verlassen Sie sich nicht auf einen Blogtext.

Nach dem Besuch schreiben Sie noch am selben Tag ein kurzes Protokoll: Wann kam die Person, was wurde verlangt, was wurde gezeigt, wer war dabei. Diese Notiz kostet Sie eine Viertelstunde und ist später Gold wert.

Das Wichtigste

• Die Kassennachschau kommt unangekündigt, auch vor oder nach den Öffnungszeiten, wenn gearbeitet wird.
• Der Amtsträger darf Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zur Kassenführung verlangen, ein Durchsuchungsrecht hat er nicht.
• Eine feste Mappe mit Verfahrensdokumentation und TSE-Angaben, die jeder in der Schicht findet, ist die wichtigste Vorbereitung.
• Ein Zettel mit drei Schritten an der Kasse nimmt Aushilfen die Angst.
• Ein Probeexport der Kassendaten einmal im Quartal zeigt Ihnen Lücken vor dem Prüfer.

Quellen

• BMF-Monatsbericht: Neues BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau
• AEAO zu § 146b AO (Kassen-Nachschau)
• § 146b AO – Kassen-Nachschau