Logiciel de caisse certifié : quel papier garder ?

En France, si vous encaissez des clients particuliers avec un logiciel de caisse et que vous êtes assujetti à la TVA, gardez le certificat d'un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de votre éditeur, rétablie par la loi de 2026. Sans preuve, l'amende est de 7 500 €.

La règle a changé plusieurs fois en peu de temps, et beaucoup de pages de blog affirment encore qu'un logiciel de caisse certifié par un organisme accrédité est la seule preuve valable. Ce texte s'appuie sur le BOFiP, la doctrine de l'administration fiscale française, et il a été vérifié début novembre 2026. Il décrit le droit français : si votre commerce est en Belgique ou en Suisse romande, consultez les règles de votre pays, que cet article ne couvre pas. Si vous lisez ceci bien plus tard, rouvrez les pages citées avant de décider quoi que ce soit.

Êtes-vous concerné en France par l'obligation de logiciel de caisse certifié ?

Faites le test à la fermeture, caisse devant vous. Votre comptoir enregistre-t-il les paiements dans un logiciel, sur une tablette, dans une application de caisse, sur un ordinateur ? Si oui, vous êtes probablement dans le champ. Selon le BOFiP sur l'obligation d'utiliser un logiciel sécurisé, l'assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients particuliers doit utiliser un logiciel ou un système qui satisfait aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage. La page citée correspond à une version de 2021 de ce texte : vérifiez sur le site du BOFiP la version en vigueur le jour où vous la lisez.

Un salon de coiffure qui note les prestations dans un agenda en ligne et encaisse sur une caisse informatisée est concerné par l'encaissement, pas par l'agenda. Un kiosque qui passe tout dans une application de caisse l'est aussi. La question à poser n'est pas « quel outil ai-je ? » mais « quel outil enregistre mes règlements ? ».

Le même texte précise que la règle ne crée pas, en elle-même, d'obligation de s'équiper d'un logiciel. Un commerçant qui n'a aucun système informatisé n'est donc pas obligé d'en acheter un par ce seul texte. Il écarte aussi expressément de l'obligation les assujettis à la TVA qui bénéficient de la franchise en base prévue à l'article 293 B du code général des impôts. Si c'est votre cas, vous n'êtes pas soumis à cette obligation, mais gardez la trace de votre régime de TVA.

Certificat ou attestation : que dit la règle aujourd'hui ?

Il y a deux preuves possibles, et la chronologie explique la confusion.

• L'article 43 de la loi de finances pour 2025 a supprimé, à compter du 16 février 2025, la preuve par attestation individuelle de l'éditeur. Il ne restait alors que le certificat d'un organisme accrédité.
• Puis l'article 125 de la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 rétablit la possibilité de justifier par une attestation individuelle de l'éditeur.

En pratique, vous pouvez présenter l'un ou l'autre. Le reste, notamment le sort de l'ancienne échéance de certification obligatoire de tous les logiciels, le contenu exact de l'attestation, sa forme et le sort des certificats déjà obtenus, n'est pas détaillé ici : je ne m'appuie pas sur un texte que je n'ai pas pu vérifier. Lisez la page BOFiP de 2026 avant d'agir.

Le seul vrai piège côté papier : un document ancien, sans date, ou qui nomme une autre version du logiciel que celle installée sur votre tablette.

Quel document demander à votre éditeur, et où le ranger ?

Écrivez à votre éditeur, par e-mail, pour garder une trace. Une demande de trois lignes suffit :

1. Le nom exact du logiciel et la version que vous utilisez.
2. La demande du document qui prouve la conformité : certificat ou attestation individuelle.
3. La date à laquelle ce document a été établi.

Une fois la réponse reçue, relisez trois choses : le nom du logiciel, la version, la date. Si la version nommée n'est pas la vôtre, renvoyez le document avec la mention de ce qui ne colle pas. Ce quart d'heure se règle bien mieux un mardi calme que devant un agent.

Pour le rangement, deux copies. Un PDF dans votre messagerie, rangé avec la facture d'abonnement du logiciel : les deux documents racontent la même histoire. Et une copie papier dans le salon ou la boutique, dans une chemise nommée, à un endroit que la personne qui ouvre connaît. Si vous êtes en congé le jour du contrôle, c'est elle qui répond.

Je n'indique pas de durée de conservation : elle n'est pas vérifiée dans un texte, et mieux vaut la demander à votre comptable que de vous donner un chiffre sans source.

Que faire si le contrôle arrive sans prévenir ?

Le droit de communication et de contrôle de l'administration est décrit dans le BOFiP consacré au droit de contrôle. Lisez-le : c'est le texte qui fixe ce que les agents peuvent demander sur place, et il n'est pas résumé ici.

Ce que vous maîtrisez, c'est la préparation. Faites une répétition de deux minutes avec l'équipe, une fois, debout au comptoir.

• Qui répond ? Une personne nommée à l'ouverture, et une autre si elle est en pause.
• Où est la chemise ? Chacun doit pouvoir la sortir sans chercher.
• Que montre-t-on ? Le document de l'éditeur, le nom du logiciel affiché sur l'écran de la caisse, et si possible la facture d'abonnement.
• Qui prévient le gérant et le comptable ? Un coup de téléphone, pas un message qu'on lira ce soir.

Sans cette répétition, la scène se joue vite : un agent se présente un samedi à midi, la file s'allonge, l'apprentie ne sait pas qui appeler. La répétition coûte deux minutes. L'amende, elle, est de 7 500 €, prévue à l'article 1770 duodecies du code général des impôts selon le BOFiP. Rien qu'à ce prix, la chemise mérite sa place sur l'étagère.

Et si vous changez de logiciel ou de tablette ?

Le changement de tablette ne change pas le logiciel, mais le changement de logiciel change tout. Avant de basculer :

• Gardez l'ancien certificat ou l'ancienne attestation, avec l'ancienne facture d'abonnement : ces papiers sont ceux de l'ancien outil, et vous en aurez besoin si l'on vous interroge sur la période où vous l'utilisiez.
• Demandez à l'ancien éditeur un export complet de vos données, et rangez-le. Notez la date et l'heure de la bascule.
• Contrôlez, le jour même, qu'aucun trou n'apparaît dans la numérotation des tickets entre les deux systèmes.
• Demandez le document du nouvel éditeur avant la première vente, pas après.

Pour d'autres sujets de commerce en français, retrouvez le blog sur la page d'accueil de VoVi en français. Et si vous cherchez un geste à ajouter à votre fermeture, notre checklist de fermeture, rédigée en anglais, traite justement de la clôture de caisse.

À retenir

• Une caisse informatisée qui enregistre les règlements de clients particuliers vous place dans le champ de la règle française, si vous êtes assujetti à la TVA hors franchise en base.
• Deux preuves existent à ce jour : le certificat d'un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur, rétablie par la loi de février 2026.
• Demandez le document par écrit et relisez le nom, la version et la date du logiciel.
• Gardez un PDF et une copie papier, et répétez deux minutes avec l'équipe qui répond en cas de contrôle.
• La règle bouge : vérifié début novembre 2026, à confirmer sur le BOFiP avant d'agir.

Sources

• BOFiP : obligation d'utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé
• BOFiP : amende de 7 500 € pour logiciel de caisse
• BOFiP : fin de l'attestation et report de la certification (actualité 2025)
• BOFiP : rétablissement de l'attestation par la loi de 2026
• BOFiP : droit de contrôle